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Conduite de réunion efficace

Principes

37 : C’est le montant en milliards de dollars des pertes endurées par les entreprises américaines en réunion inutiles (selon le “Bureau of Labor Statistics”).

Ce chiffre vous interpelle? Il est corroboré par de multiples études qui soulignent le manque d’efficacité de nos réunions. Une enquête réalisée par Wolf Management Consultants démontre que près de 50% du temps passé en réunion est tout à fait inutile.

La formation Conduite de Réunion Efficace revisite de A à Z nos façons d’organiser et animer nos réunions pour tendre vers le 100% d’efficacité.

Objectifs :

  1. Organiser et animer des réunions efficaces.
  2. Conduire des réunions avec aisance, y compris à distance.
  3. Faciliter le travail en groupe, en tant qu’animateur ou participant.
  4. Gérer les relations et le temps pour progresser efficacement en réunion.
  5. Appliquer les bonnes pratiques de communication verbale et non verbale pour le succès de ses réunions.

Prérequis – Learning Impulse

Un mois avant la formation, les participants à la formation sont invités à renseigner un questionnaire et à faire en renseigner des autres par des personnes de leur environnement professionnel les ayant vu animer et/ou participer à des réunions.

2 semaines avant la formation, les participants sont invités sur notre plateforme e-learning à visionner une « bande annonce » de la formation et à communiquer leurs attentes au formateur.

Programme - Learning Emotion

  • Connaitre les clés pour organiser et préparer des réunions efficaces.
    • Faut-il vraiment une réunion ? 
    • Les différents types de réunion: information,  coordination, résolution de problème, décision…
  • Bien préparer ses réunions :
    • La définition de l’objectif de la réunion ou de l’objectif de chaque thème de la réunion.
    • L’invitation des participants nécessaires et suffisants ; la règle des 2 pizzas.
    • Etre au TOPP : Définir les Thèmes, les Objectifs, les Participants, les Pré-requis (preread, travaux préparatoires…).
    • Bâtir et envoyer l’ordre du jour.
    • Ne pas oublier la logistique !
    • Les bonnes pratiques de l'animateur et des participants avant la réunion.
  • Comment bien démarrer sa réunion.
    • Le tour d’inclusion : Pourquoi et comment le réussir ?
    • L’accroche : Susciter l’intérêt et donner le ton.
    • L’ordre du jour.
    • Affecter les différents rôles – gardien du temps, secrétaire, animateur.
    • Pour aller plus loin : la réunion déléguée.
  • Conduire et faciliter la réunion pour garantir son efficacité.
    • Faire produire et participer le groupe : brainstorming, travaux en sous-groupes, réflexions individuelles, points d'avancement.
    • Prendre des décisions : Le processus de prises de décision intégrative.
    • Distribuer la parole et favoriser une expression claire et succincte de chacun en ne traitant qu’un sujet à la fois.
    • Elaborer des plans d’action et susciter l’engagement et la prise de responsabilité.
    • Animer des réunions flash et des stand up meetings.
    • Tirer profit des contraintes des réunions à distance.
    • Evaluer ses réunions pour progresser : le ROTI (Return on Time Invested).
  • Gérer les perturbateurs et situations difficiles.
    • Adopter la bonne réaction face à des perturbateurs en réunion.
    • S’entrainer à gérer des groupes difficiles.
  • Gagner en impact dans ses prises de parole et présentations .
    • Maîtriser les techniques de pitch.
    • Les clés de la communication verbale, para verbale et non verbale.
  • Conclusion.
    • Quiz final.
    • Plan de développement personnel.

Suivi et Évaluation - Learning Transformation

Après la formation, les participants sont invités régulièrement à se connecter à notre plateforme elearning afin de :

  • Réaliser des quiz pour mieux ancrer leurs apprentissages.
  • Approfondir leurs connaissances des styles sociaux et de la communication persuasive avec des lectures et exercices.
  • Partager leurs retours d’expérience sur la mise en œuvre de leurs nouvelles compétences au travers d’un forum et de réponses personnalisées du formateur aux questions posées.
  • Evaluer à froid, 3 mois après la formation, les compétences acquises ou renforcées grâce à la formation..

Durée et Modalités Pédagogiques

La formation présentielle dure deux jours. Les activités digitales créent une expérience d’apprentissage s’étalant sur 3 mois et demi.

Plus de 75 % du temps de formation présentiel est sous la forme d’une pédagogie active : Jeux de rôle, quiz, travaux en sous-groupes, études de cas, vidéos.

Les participants repartent avec :

  • Un support pédagogique complet.
  • Une fiche pocket.
  • Des modèles de document (Ordre du jour, Compte-rendu, Evaluation de réunion, Réunion Déléguée…)
  • Un plan de développement personnel.

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